Hoe Copilot te gebruiken in Teams-vergaderingen

In zijn ecosysteem heeft Microsoft de mogelijkheden van Copilot voortdurend verbeterd. Onlangs is Copilot geïntegreerd in verschillende Microsoft 365-applicaties met als doel voor elke app een specifieke functie te vervullen. Eén van deze apps is Microsoft Teams, waar nu Copilot in zit.

Binnen Microsoft Teams, een samenwerkingsplatform, streeft Copilot ernaar de samenwerking te verbeteren door de productiviteit en efficiëntie te verhogen. Copilot is toegankelijk op Windows, Mac, Web, iOS en Android en kan voor, tijdens en na vergaderingen worden gebruikt.

Kenmerken van Copilot in Teams

Copilot in Teams heeft een breed scala aan mogelijkheden, met extra functies in het verschiet.

Copilot heeft nu de mogelijkheid om zowel uw chatberichten als de transcripties van uw vergaderingen te bekijken.

De AI-assistent kan vergaderchats en vergaderinhoud gebruiken om inzichten en aanbevelingen te geven. Het kan ook een korte samenvatting van vergaderingen en telefoongesprekken bieden, noodzakelijke vervolgtaken identificeren, agenda’s opstellen en relevante vragen stellen.

• Vat de vergadering samen: Tijdens een vergadering volgt hij het gesprek en houdt hij bij wie wat heeft gezegd. Op elk moment tijdens de vergaderingen kan het de belangrijkste punten samenvatten, zodat u alles wat u gemist heeft efficiënt kunt oppakken.
• Houd meningen bij: het kan ook de voortgang tijdens de vergadering volgen op basis van consensus tijdens de vergadering. Het kan de meningen van mensen netjes samenvatten, zodat u duidelijk kunt inschatten waar iedereen over een kwestie staat.
• Zorg voor onopgeloste vragen: Copilot kan zelfs onopgeloste vragen tijdens vergaderingen identificeren. Dus zelfs als u enkele belangrijke vragen of kritieke punten mist, kan Copilot deze identificeren en ervoor zorgen dat ze niet over het hoofd worden gezien.

Daarnaast zal Copilot in haar reacties duidelijk aangeven welke inhoud is gesproken (overgenomen uit het transcript) en welke is geschreven (overgenomen uit de vergaderchat).

Bovendien is het in staat om al deze taken in realtime uit te voeren!

Nadat de vergadering is afgelopen, genereert Copilot een uitgebreide samenvatting van de vergadering met alle belangrijke inhoud, een samenvatting van de vergadering en aantekeningen, evenals eventuele actiepunten. Hierdoor blijft u van alles op de hoogte, ook als u niet aanwezig was tijdens de vergadering.

Nadat u de samenvatting heeft gemaakt, kunt u dezelfde vragen stellen als tijdens de lopende vergadering.

Copilot is ook compatibel met chatthreads en is toegankelijk via de chatopstelbox. Het heeft de mogelijkheid om belangrijke personen te identificeren die worden genoemd in alle chatthreads waarin u bent opgenomen, en om samenvattingen en actie-items te genereren.

Copilot kan helpen bij het herschrijven van berichten, het aanpassen van de toon en het toevoegen van oproepen tot actie. Het heeft ook de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen op basis van aangepaste instructies. In de nabije toekomst zal het zelfs de mogelijkheid hebben om berichten te genereren vanaf een bepaalde prompt.

Bovendien is Copilot toegankelijk in Teams zonder dat u in vergadering of chat hoeft te zijn, door het als app toe te voegen. Met deze functie kunt u Copilot gebruiken voor taken zoals het voorbereiden van vergaderingen, het ophalen van documenten en hulp bij verzoeken.

Copilot gebruiken tijdens vergaderingen

Om Copilot tijdens vergaderingen te kunnen gebruiken, moet vooraf aan specifieke voorwaarden worden voldaan.

Om Copilot te kunnen gebruiken in vergaderingen moet aan bepaalde eisen worden voldaan.

• Transcriptie of opname van vergaderingen moet zijn ingeschakeld.

• Er moet voldoende vergadertijd zijn en er moeten voldoende deelnemers aan het woord zijn. Dat wil zeggen dat Copilot voldoende informatie nodig heeft om behulpzaam te zijn en op aanwijzingen te reageren.
• Copilot werkt alleen als iemand in uw organisatie de vergadering heeft aangemaakt.

Als u Copilot tijdens vergaderingen wilt gebruiken, heeft u de mogelijkheid om de opname vooraf te activeren of de transcriptie/opname aan het begin van de vergadering in te schakelen.

• Als een deelnemer te laat aan een vergadering deelneemt (meer dan vijf minuten sinds de vergadering is begonnen), ontvangt hij/zij een melding om het samenvatting van de vergadering te ontvangen. Het vergaderoverzicht verschijnt in dit geval automatisch wanneer de deelnemer Copilot opent.
• Klik tijdens de vergadering op de knop ‘Copilot’ in de vergaderwerkbalk.

• Copilot gaat open in het zijpaneel aan de rechterkant.
• U kunt op elk moment tijdens de vergadering uw eigen aanwijzingen sturen. Typ verzoeken zoals Recap the meeting so far, List any action itemsof Show meeting notesin het Copilot-paneel en wacht tot de AI-assistent reageert.

• U kunt ook meer gedetailleerde aanwijzingen opnemen, zoals Where do we have differing views on this subject?of What are the current sentiments surrounding this topic?.
• Copilot kan slechts zo nuttig zijn als de aanwijzingen die u eraan geeft. Als u meer ideeën voor prompts wilt krijgen, klikt u op de knop ‘Meer prompts’ onder het opstelvak.

• Copilot zal ook een melding weergeven tegen het einde van geplande vergaderingen om u te helpen bij het afsluiten van de vergadering.

Maximaliseer de productiviteit met Copilot na vergaderingen

Het tabblad ‘Recap’ biedt ook na vergaderingen toegang tot Copilot.

• Ga vanuit het linkermenu in de Teams-app naar het tabblad ‘Chats’.

• Open vervolgens de vergaderchat waarvoor u Copilot wilt gebruiken.
• Zodra de vergaderchat is geopend, klikt u op het tabblad ‘Samenvatting’.

• Op het tabblad ‘AI Notes’ vindt u aantekeningen voor de vergadering die door AI zijn gegenereerd.

• Om toegang te krijgen tot Copilot, klikt u op de knop ‘Copilot’ in de rechterbovenhoek. Copilot verschijnt in het rechterpaneel.

• U kunt vragen stellen om inzicht te krijgen in de vergadering, bijvoorbeeldWhat questions were asked in the meeting?
• Het kan zelfs acties uitvoeren met aanwijzingen als:Write an email for all meeting participants with meeting summary and include action items.

Copilot gebruiken in gesprekken

Copilot kan ook worden gebruikt in individuele of teamgesprekken op Microsoft Teams.

• Ga vanuit de Teams-app naar het tabblad ‘Chat’ en navigeer naar de chat waarin u Copilot wilt gebruiken.

• Copilot is vanaf twee punten beschikbaar in Chats: het vak Opstellen en het zijpaneel, en beide hebben verschillende functies.

• Met de Copilot-knop in het opstelvak kunt u hulp krijgen bij het herschrijven van uw berichten. Het kan het hele bericht herschrijven, de toon aanpassen, zoals het formeel of informeel maken, enz., en de lengte wijzigen, zoals het bericht langer of korter maken, enz. U kunt ook aangepaste instructies geven over hoe u het bericht kunt aanpassen.

• Copilot in het zijpaneel kan u informatie en inzichten geven uit de vergaderchat. Mocht je de chat van de afgelopen dagen gemist hebben, dan kun je, in plaats van bijvoorbeeld het hele gesprek door te nemen, Copilot om een ​​samenvatting vragen.
• Je kunt er zelfs een prompt voor geven, zoals Give me the summary for last 1 (or 7, 30, etc.) daysof Give me the action items that are still unresolved.

• Copilot zal ook links in de antwoorden verstrekken, zodat u de berichten kunt verifiëren die het gebruikt om de informatie te verstrekken.

Samenwerken met Copilot in een teamomgeving

Tot nu toe heeft Copilot vertrouwd op de inhoud van vergaderingen of chats om inzicht te geven in alle scenario’s die we hebben behandeld. U heeft echter ook de mogelijkheid om Copilot op zichzelf te gebruiken.

• Ga aan de linkerkant naar de optie ‘Meer apps bekijken’ (menu met drie stippen).
• Zoek vervolgens vanuit de apps naar ‘Copilot’ en voeg deze toe aan uw Teams-app.

• Copilot verschijnt in de navigatiebalk aan de linkerkant.
• Hier kunt u verschillende soorten prompts naar Copilot sturen en zelfs verwijzen naar personen, bestanden, vergaderingen, e-mails, enz., door /de prompt te gebruiken.

• Typ en typ bijvoorbeeld List the main bullet points from‘/’ in de promptbalk.
• In het menu dat wordt geopend, kunt u het bestand selecteren waarnaar u wilt verwijzen en de prompt naar Copilot sturen.

Microsoft Copilot is een zeer effectieve AI-assistent binnen Teams die de teamsamenwerking en productiviteit verbetert. Met voortdurende updates en verbeteringen zorgt Copilot ervoor dat samenwerken in Teams altijd intelligent en efficiënt is.