Hoe Copilot in Outlook te gebruiken

Met een Copilot Pro-abonnement kunnen Microsoft 365-gebruikers de hulp van de AI-metgezel krijgen in verschillende Microsoft-apps. Outlook is een van die apps, samen met Word, Excel, PowerPoint en OneNote.

Ziet u Copilot niet in Outlook?

Er is een kans dat u Copilot niet ziet in Outlook, ondanks dat u actieve Copilot Pro- en Microsoft 365 Personal- of Family-abonnementen heeft. Dat komt omdat Copilot voor Outlook, in tegenstelling tot andere apps, wat meer vereisten heeft.

Ten eerste is Copilot voor Outlook alleen beschikbaar voor werk- of schoolaccounts, en voor Microsoft-accounts die momenteel de e-mailadressen Outlook.com, Hotmail.com, Live.com en MSN.com gebruiken. Als u een e-mailprovider van derden gebruikt, zoals Yahoo, Gmail, iCloud, enz., beschikt u niet over Copilot in Outlook.

Zelfs als u een van de ondersteunde accounts gebruikt en nog steeds geen Copilot in Outlook heeft, komt dat omdat u New Outlook op Windows en de nieuwste versie op Mac moet gebruiken om het te kunnen gebruiken. De oudere versie van Outlook op Mac en klassieke Outlook op Windows ondersteunt Copilot niet.

Bovendien kunt u Copilot gebruiken in de webversie van Outlook.

Als u Copilot nog steeds niet ziet in de Outlook-app, probeer dan de app opnieuw te starten.

Gebruik Copilot in Outlook

Met Copilot in Outlook kunt u samenvattingen voor e-mails genereren, hulp krijgen bij het schrijven van concepten en zelfs feedback krijgen van Copilot op e-mails die u heeft geschreven.

De mogelijkheden van Copilot in Outlook zijn enigszins beperkt met Copilot Pro in vergelijking met Copilot in Microsoft 365; het kan niet helpen met planning en evenementenplanning in het eerste geval.

E-mails opstellen met Copilot

Met Copilot kunt u hulp krijgen bij het opstellen van e-mails in Outlook, van het opstellen van de inhoud tot het verfijnen van de toon.

• Open de Outlook-desktop- of web-app.
• Klik op de knop ‘Nieuwe e-mail’ op het tabblad ‘Home’. U kunt ook een concept openen of reageren op een lopend gesprek, afhankelijk van hoe u de e-mail wilt verzenden.

• Het tabblad ‘Bericht’ wordt actief. Klik op het pictogram ‘Copiloot’ op het berichtenlint.

• Selecteer ‘Concept met Copilot’ uit de opties die verschijnen.

• Het dialoogvenster ‘Concept met Copilot’ wordt geopend. Schrijf de prompt, dat wil zeggen een beschrijving van wat u in de e-mail wilt zeggen.

• Om de toon- en lengteparameters aan te passen, klikt u op de knop ‘Generatie-opties’ linksonder in het dialoogvenster. Hier kunt u verschillende tonen selecteren, zoals neutraal, formeel, casual, enz., en de lengte van de e-mail.

• Klik vervolgens op de knop ‘Genereren’.

• Copilot genereert de e-mail binnen enkele seconden. U kunt op de ‘X’-knop klikken om het te stoppen.

• Zodra de e-mail is gegenereerd, heeft u een aantal opties tot uw beschikking.

• Als het concept u bevalt, maar er enkele wijzigingen in wilt aanbrengen, gaat u naar het tekstveld ‘Alles wat u wilt wijzigen’, specificeert u uw verzoek en klikt u op de knop ‘Verzenden’. Copilot zal een nieuw concept genereren waarin uw verzoek is verwerkt.

• Met de pijlen ‘<‘ en ‘>’ kunt u de verschillende versies vergelijken.

• Als u een geheel nieuw concept wilt, klikt u op de knop ‘Opnieuw genereren’.

• Maar als de e-mail die Copilot heeft opgesteld u bevalt, klikt u op de knop ‘Bewaren’ en klikt u op de knop ‘Verwijderen’ als u deze niet aan uw e-mail wilt toevoegen.

• Als u op ‘Keep It’ klikt, wordt de e-mail in uw opstelvak geladen. Voltooi het opstellen van de e-mail en verzend deze.

Ontvang e-mailcoaching van Copilot

Naast het helemaal opnieuw opstellen van e-mails, kan Copilot u ook helpen met e-mails die u al heeft geschreven. Met e-mailcoaching analyseert Copilot de mail die u heeft geschreven en komt met suggesties om deze professioneler te maken. Dit is hoe het werkt.

• Begin met het opstellen van een nieuwe e-mail in de Outlook-app en schrijf uw e-mail. Het moet minimaal 100 tekens lang zijn, zodat Copilot het effectief kan analyseren.
• Klik vervolgens op de knop ‘Copilot’ op het lint en selecteer ‘Coaching door Copilot’ in de vervolgkeuzelijsten.

• Copilot begint meteen met het analyseren van de inhoud. Wacht tot de analyse is voltooid. De categorieën waarop de e-mail wordt beoordeeld zijn ‘Toon’, ‘Lezerssentiment’ en ‘Helderheid’.
• Vervolgens zal het, afhankelijk van het concept, in elke categorie benadrukken wat het denkt dat het probleem is en een suggestie geven die u kan helpen het probleem op te lossen.

Als de suggesties u bevallen, kunt u ze handmatig in uw e-mail opnemen.

E-mailgesprekken samenvatten met Copilot

Als u veel e-mails moet inhalen, kan Copilot uw beste bondgenoot zijn. Het kan snel samenvattingen en kernpunten voor e-mails en e-mailthreads genereren, zodat u niet elke e-mail in het gesprek afzonderlijk hoeft door te nemen.

• Open de e-mail of het gesprek dat u wilt samenvatten in Outlook.
• Klik in het leesvenster op de knop ‘Samenvatting door Copilot’ of ‘Samenvatten’.

• Wacht tot Copilot de samenvatting en de belangrijkste punten heeft gegenereerd.
• De samenvatting verschijnt bovenaan de e-mailthread.

• Het kan ook citaten bevatten, zodat u rechtstreeks vanuit de samenvatting naar de overeenkomstige draad in het gesprek kunt gaan. Zo kunt u de informatie die Copilot produceert verifiëren zonder er blindelings op te vertrouwen.

Door AI-mogelijkheden rechtstreeks in Outlook te integreren, maakt Microsoft de weg vrij voor een slimmere, intuïtievere e-mailervaring. Of u nu een drukke professional bent of iemand die zijn digitale communicatie wil stroomlijnen, Copilot in Outlook biedt een overtuigende reeks tools om de productiviteit te verbeteren en uw e-mailroutine te vereenvoudigen.